Herramientas eficaces para la elaboración de proyectos

 ASIGNACIÓN DE RECURSOS 

La asignación de recursos es la distribución de activos productivos en sus diferentes usos. El asunto de la asignación de recursos se origina de cómo las sociedades buscan balancear los recursos limitados como el capital, el trabajo y la tierra, frente a las diversas e ilimitadas necesidades de sus integrantes. La asignación de recursos es clave. Los jefes de proyecto necesitan una herramienta efectiva para programar y hacer un seguimiento de las horas de cada miembro de su equipo para evitar el exceso de reservas, incumplimiento de fechas límite y los clientes insatisfechos. Pero esta forma de organizarse no tiene que limitarse al mundo “creativo”

Si conoces tu disponibilidad por hora, podrás crear escalas de tiempo realistas. Una herramienta de asignación de recursos online para que tú y tus compañeros de trabajo comparen las horas reales y las estimaciones, y hagan los ajustes necesarios para mejorar flujos de trabajo futuros.

HERRAMIENTAS DE COMENTARIOS 

La función de comentarios es una forma eficaz de dar opiniones o hablar sobre los elementos de una presentación. Los colaboradores con derechos para editar o comentar en una presentación pueden añadir comentarios, por lo que colaborar es más simple y eficiente. Las herramientas de comentarios permiten a las partes interesadas votar y clasificar distintas versiones de las entregas. Esto permite que un grupo proporcione una dirección cohesiva de forma justa. Si la opinión de una persona debería tener más peso, tal vez porque tenga experiencia relevante significativa, puedes regular su voto para que cuente doble.

INFORMES PREDEFINIDOS

Los informes predefinidos, que se pueden importar cuando Report Builder está instalado y configurado, están disponibles en la página Todos los informes. Están dispuestos en los grupos siguientes y se listan aquí: 

 Listos para copiar: puede copiar estos informes y personalizarlos de acuerdo con sus necesidades. 

 Listos para utilizar: estos informes se utilizan tal cual; no puede personalizarlos. Los informes de progreso y los análisis post-mortem son partes cruciales de cualquier proyecto y no deberían insumir demasiado tiempo. En lugar de emplear tu valioso tiempo en crear un informe personalizado, elige una opción lista para usar. Podrás introducir cifras y números relevantes, y permitir que el programa genere el formato y las visualizaciones de datos apropiados.

Bitrix24

Bitrix24

Es una suite de herramientas de colaboración social, comunicación y gestión de proyectos para empresas de cualquier giro y tamaño. Optimiza la comunicación interna de la empresa, su diseño tipo red social, facilita la interacción y comunicación entre colaboradores. Bitrix24 está a su servicio. Aquellos responsables de completar una porción del proyecto, ya sea que eso signifique diseñar un logotipo o analizar las cifras finales, pueden iniciar sesión y ver fácilmente lo que necesitan hacer. Dependiendo de las configuraciones de cuenta, también podrán recibir notificaciones por correo sobre las inminentes fechas límite.

Por su parte, los jefes de proyecto pueden controlar a su equipo y asegurarse de que se completen todas las tareas a tiempo sin tener que revisar interminables cadenas de correos. Esto ayuda a evitar costosas demoras y frustraciones innecesarias. El software Bitrix24 se ofrece en 2 versiones: 

Versión CLOUD: sus datos serán guardados en servidores correspondientes al país dónde está localizado Versión ON-PREMISE: se instala en su propio servidor obtendrá el código fuente abierto, y podrá integrar Bitrix24 con otros servicios utilizando la documentación de la API, adaptando así, todo según sus necesidades.

Características básicas 

•  Gestión de tareas personales y en equipo 
• Recordatorios 
• Tareas importantes 
• Configuración de permisos de acceso Plantillas y tareas repetitivas 

Gestión de eficiencia de empleados 

• Seguimiento de tiempo de tareas
•  Planificación de tiempo empleado en tareas 
• Control de eficiencia de cada empleado 
• Supervisión de tareas Informes de tareas 
• Evaluación de tareas 

Diagrama de Gantt

 

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

¿Cuáles son los pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt

·         El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.

·         El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.

·         Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.

·         Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.

MODELOS GRÁFICOS

 

Los modelos gráficos son representaciones de los resultados de una investigación, los cuales utilizan variables aleatorias relacionadas. Este tipo de modelos son muy útiles para describir, explicar o comprender mejor la realidad.
Las representaciones gráficas o modelos gráficos nos permiten conocer, analizar y comparar visual y rápidamente datos sobre la evolución de una o varias magnitudes, a lo largo del tiempo, en uno o en distintos lugares.
También facilitan la comprensión de los hechos y las relaciones que existen entre ellos.
Pero debemos tener en cuenta que cada tipo de tabla tiene su respectivo gráfico. Teniendo en cuenta que hay un sin número de modelos gráficos
Por ejemplo:
• Las tablas univariadas o de frecuencias: variable cuantitativa o cualitativa discontinua utilizan el tipo de gráficos como barras simples o de pastel los cuales utilizan barras horizontales o verticales para mostrar comparaciones numéricas que de diferentes categorías. Uno de los ejes de la gráfica muestra las categorías específicas que se comparan y el otro eje representa una escala de valores.
• De doble entrada o bivariada: utilizan el gráfico de barras compuestas y barras superpuestas.
• De frecuencia o univariada: histogramas Los histogramas ayudan a tener una estimación en cuanto a dónde se concentran los valores, lo que los extremos se encuentran y si hay lagunas o valores inusuales. También son útiles para ofrecer una vista aproximada de la distribución de probabilidades.
• De doble entrada o bivariada ya sea una variable cualitativa y una cuantitativa continua: utilizaremos los polígonos de frecuencia.
• De doble entrada o bivariada: diagrama de puntos

 

PROCESOS EN LA ADMINISTRACIÓN

Los procesos son un conjunto de recursos y actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en elementos de salida y resultados, es decir que buscan un fin en específico.

En el proceso tenemos 4 elementos fundamentales que son:

•         ENTRADA: Aquellas necesidades explicitas o requerimientos del cliente que obliga a realizar un proceso determinado, en otras palabras, son elementos que entran al proceso sin los cuales el proceso no podría llevarse a cabo.

•         DIRECTRICES: Una directriz es una norma o una instrucción que se tiene en cuenta para realizar una cosa. También se trata de aquello que fija cómo se producirá algo. Deben de ser factibles de cumplir, no interpretables y de obligado cumplimiento.

•          RECURSOS: Lo que utilizamos para dar el valor añadido al elemento de entrada.

•          SALIDAS: Resultados con un valor añadido. El valor añadido es, en definitiva, aquello que se da de más en un producto, aunque no sea necesario y que ayuda al consumidor a elegir la marca.

En el diagrama de flujo se deben utilizar modelos en específico, es decir

• ·         Limites: es un eclipse que se utiliza para identificar el inicio y el fin de un determinado proceso
• ·         Operación: El rectángulo representa una etapa del proceso.
• ·         Sentido del flujo: La flecha significa la secuencia de las etapas del proceso
• ·         Documento de entrada: Representa el documento de acceso necesario para que algo ocurra.
• ·         Decisión: Personifica al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. Escribimos la debida interrogante dentro del rombo en el cual salen unas flechitas con la respuesta en especifico
• ·         Documento de salida: Recoge los documentos de salida que genera la actividad.
• ·         Z Indica una tarea o actividad que en sí misma es un proceso

 

 

VENTAJAS DIAGRAMA DE FLUJO

·         Ayudan a ilustrar modelos y a conectar ideas para aumentar nuestra productividad en el entorno profesional e incentivar nuestra creatividad. 9​

·         Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto

 

¿QUÉ ES LA GESTIÓN POR PROCESOS?

La Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) es una forma de organización, diferente de la clásica organización funcional, en la que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización.

 

Ventajas de la gestión por procesos

·         Aporta orden, claridad y estructura a la Entidad.

·         Alinea todos los procesos con la Misión.

o   Evalúa los procesos y no a las personas

G suite

 ¿QUÉ ES G SUITE?

G Suite es una suite poderosa de herramientas online - 100% web - para mensajería y colaboración que satisfacen las necesidades fundamentales de la empresa, incrementan la productividad y reduce costos, todas estas herramientas están hospedadas en la infraestructura de alta seguridad y disponibilidad de Google, no se requiere hardware o software y solo requiere una administración mínima, con esto puedes ahorrar mucho tiempo y reducir los costos para tu negocio.

G Suite permite una colaboración segura en tiempo real entre grupos de trabajo de cualquier tamaño. Gracias a los documentos alojados (documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones), el acceso a vídeo basado en web y sencillas herramientas de creación de sitios, la información está disponible desde cualquier navegador o teléfono smartphone, cuando y donde los trabajadores la necesiten. Los servicios de Inicio de sesión único (SSO) basado en SAML se integran perfectamente con los sistemas de seguridad y de autenticación existentes. G Suite ofrece productividad segura y fácil a cualquier grupo de trabajo sin necesidad de añadir hardware o software adicional.

G Suite ofrece los siguientes beneficios:

• Soporte vía correo electrónico y telefónico 24/7 directo con Google.
• Ahorro en costos comprobado.
• Garantía de disponibilidad del 99.9% con replicación sincrona.
• Seguridad líder en la industria.
• Control total administrativo y de datos.
• Opciones de asistencia útiles.

También ofrece diferentes productos como:

• Gmail
• Google calendar
• Google Drive
• Google sites 
• entre otros 

Gestores de base de datos

 

¿Qué es el gestor de datos?

El gestor de datos es un sistema de software invisible para el usuario final, compuesto por un lenguaje de definición de datos, uno de manipulación y de consulta, que puede trabajar a distintos niveles. 

Entre sus funciones se encuentran la de permitir a los usuarios de negocio almacenar la información, modificar datos y acceder a los activos de conocimiento de la empresa. El gestor de base de datos también se ocupa de realizar consultas y hacer análisis para generar informes. Uno de los más comúnmente conocidos es el gestor de base de datos PHPMyAdmin, que es el que se suele usar en departamentos de marketing.

¿Qué permiten los gestores de base de datos?                              

Los gestores de base de datos permiten:

• v  La definición de bases de datos a distintos niveles de abstracción.
• v  La manipulación de bases de datos, garantizando tanto la seguridad como la integridad y consistencia de las mismas.
• v  Que las interacciones con cualquier data base gestionada se puedan desarrollar siempre de forma separada a los programas o aplicaciones que los gestionan, para que no sea necesario tener que modificar estos, caso de que haya que introducir cambios.

A la hora de hablar de gestor de base de datos, cabe señalar que no existe un único modelo. De hecho, en cuanto a su tipología, suelen agruparse en función de distintos criterios, como los siguientes:

1. En función de criterios relacionados con el modelo de datos, encontraríamos que existen los SGBD relacionales, en red, jerárquicos u orientados a objetos.
2. En función de la propiedad, habría gestores de base de datos propietarios y también no propietarios.
3. En base a otros elementos: se pueden clasificar atendiendo al número de usuarios (en este caso hablaríamos de monousuarios y distribuidos) o en función de los sitios de operación, en cuyo caso podrían encontrarse gestores de bases de datos centralizados y gestores de base de datos distribuidos.

Gestores de datos libres

Los sistemas de gestores libres son aquellos que podemos descargar sin tener que pagar alguna cantidad, por ejemplo:

·         MySQL

·         Sydes (linux)

·         SQLIFE

·         ProsgretSQL

·          Firebird

·         ApacheDerby

MySQL

MySQL es un sistema de administración relacional de bases de datos. Una base de datos relacional archiva datos en tablas separadas en vez de colocar todos los datos en un gran archivo. Esto permite velocidad y flexibilidad. Las tablas están conectadas por relaciones definidas que hacen posible combinar datos de diferentes tablas sobre pedido.                    MySQL es software de fuente abierta. Fuente abierta significa que es posible para cualquier persona usarlo y modificarlo. Cualquier persona puede bajar el código fuente de MySQL y usarlo sin pagar. Cualquier interesado puede estudiar el código fuente y ajustarlo a sus necesidades.

SQLite

A diferencia de los cliente-servidor, el motor de SQLite no es un proceso independiente con el que el programa principal se comunica. En lugar de eso, la biblioteca SQLite se enlaza con el programa pasando a ser parte integral del mismo. El programa utiliza la funcionalidad de SQLite a través de llamadas simples a   y funciones. Esto reduce la latencia en el acceso a la base de datos, debido a que las llamadas a funciones son más eficientes que la comunicación entre procesos. El conjunto de la base de datos (definiciones, tablas, índices, y los propios datos), son guardados como un solo fichero estándar en la máquina host. Este diseño simple se logra bloqueando todo el fichero de base de datos al principio de cada transacción.

Gestores bajo licencia

• ORACLE
• Interbase
• Open Access
• Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server 
Es un sistema de gestión de base de datos relacional (RDBMS) producido por Microsoft. Su principal lenguaje de consulta es Transact-SQL, una aplicación de las normas ANSI / ISO estándar Structured Query Language (SQL) utilizado por ambas Microsoft y Sybase.

 

ORACLE

 

Por el acrónimo en inglés de Relational Data Base Management System), fabricado por Oracle Corporation.

Se considera a Oracle como uno de los sistemas de bases de datos más completos, destacando su:

·         Soporte de transacciones.

·         Estabilidad.

·         Escalabilidad.

·         Es multiplataforma.

Su mayor defecto es su enorme precio, que es de varios miles de euros (según versiones y licencias). Otro aspecto que ha sido criticado por algunos especialistas es la seguridad de la plataforma, y las políticas de suministro de parches de seguridad, modificadas a comienzos de 2005 y que incrementan el nivel de exposición de los usuarios. En los parches de actualización provistos durante el primer semestre de 2005 fueron corregidas 22 vulnerabilidades públicamente conocidas, algunas de ellas con una antigüedad de más de 2 años.

Aunque su dominio en el mercado de servidores empresariales ha sido casi total hasta hace poco, recientemente sufre la competencia del Microsoft SQL Server de Microsoft y de la oferta de otros RDBMS con licencia libre como PostgreSQL, MySQL o Firebird. Las últimas versiones de Oracle han sido certificadas para poder trabajar bajo Linux.

 

Tipos de variables

  Variables 

Una variable es un símbolo que nos permite identificar un elemento no especifico dentro de un determinado grupo, estas están expuestas a variar en cualquier momento, en otras palabras es algo inestable.

 Tipos de variables  

Estas pueden ser: 

Cualitativas: que se subdividen en: 

• Binarias:aquellas que permiten solo dos resultados. Por ejemplo si o no , hombre o mujer.
• Ordinales: Siguen un orden o jerarquía. Por ejemplo nivel socioeconomico este puede ser alto, medio y bajo.
• Nominales:presenta modalidades no numéricas que no admiten un criterio de orden. ejemplo : el estado civil de alguien este puede ser: soltero, viudo, casado ,etc.
• Variables de intervalo: este tipo de datos siempre es numérico, por ejemplo: la temperatura.

Cuantitativas : 

• Discretas: sus conjuntos de valores son fijos, por ejemplo,  puede ser el numero de hijos de una familia
• Continuas: pueden alcanzar un valor infinito entre 2 valores, por ejemplo, volumen de agua en una piscina.

Si se clasifican por su relación 

Pueden ser: 

• Independientes: esta variable representa una cantidad la cual se puede modificar
• Dependientes: es aquella cuyos valores dependen de otros valores.

 Estadística 

¿Qué es Estadística?
Es la ciencia pura y aplicada pero no exacta que crea, desarrolla y aplica técnicas de modo que puede evaluarse la incertidumbre.

• Ciencia: Conjunto de conocimientos comprobados y sistematizados. 
• Pura: estudia ciertos procesos teóricos
• Aplicada: se encarga de resolver problemas problemas específicos
• No exacta: no podemos obtener un resultado único solo probabilidades de resultados esperados.    

Tipos de estadística 

Descriptiva: resume e interpreta datos para resumir una población 
Inferencial: se basa en la probabilidad para extraer conclusiones a partir de información extraiga de una muestra.

 

Integridad Referencial

Cuando se define una columna como clave foránea, las filas de la tabla pueden contener un valor nulo o un valor existente.

Veamos un ejemplo:

Un error sería asignar a un habitante a una población que no esta en la tabla de poblaciones. Esto es a lo que definimos como integridad referencial y consiste en que los datos que referencian a otros (claves foráneas) deben ser correctos, es decir, esto hace que el gestor base de datos se asegure de que no haya en las claves foráneas valores que estén en la tabla principal. Recordemos que para poder practicar un poco acerca de estas relaciones podemos utilizar la Aplicación llamada Lucidchart.

Eh aquí la regla: “Un padre puede tener muchos hijos, pero un hijo puede tener un solo padre”.

 

¿Qué es un dato?

Un dato nos permite describir un objeto, dicho objeto podemos llamarlo entidad. Por ejemplo: en una casa viven personas, la casa seria una entidad y la cantidad de personas que viven en dicha casa sería el dato que en este caso numérico.

Hay diferentes tipos de datos: caracteres, numéricos, fechas, texto, entre otros Hay un proceso para un dato en información. Las empresas y las personas necesitan de las bases de datos en su vida diaria.

Clasificación de los tipos de bases de datos mas habituales

Según su variabilidad:

• BB.DD Estáticas: sirven para almacenar y registrar datos históricos y así poder entender su comportamiento a través del tiempo.
• BB.DD Dinámicas: la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta.

También se clasifican según su contenido

• ·         Bases de datos bibliográficas
• ·         Base de datos de texto completo